HSPは周囲からの評価に敏感なので、特にこのような状況になりがちです。でも、ルールを決めて行動するだけでその不安は改善されます。
否定されるのが怖いのは人間の一種の防衛本能です。この感情の正体を言語化して受け止めることで、状況は一変します。
この記事では、こんなことを紹介していきます。
- 報連相が「できない」「怖い」と感じる理由
- 報連相ができない原因
- 報連相ができるようになるための実践法
この記事を読んで今日からトレーニングをすることで、あなたの職場での過ごしやすさは大きく改善されるでしょう。
まずは自身の状況を落ち着いて把握することから。焦らず、ゆっくりと一緒にやっていきましょう。
- 報連相が「怖い」のは自然な心理反応。思い込みを事実に置き換えることで和らげられる。
- ルールやフォーマット、ツールを活用すれば、負担を減らしながら安心して報連相できる。
- 信頼関係と心理的安全性を少しずつ築くことで、職場全体がスムーズに動き出す。
目次
報連相が「できない」「怖い」を乗り越えれば力になる
報連相（報告・連絡・相談）を上手く活用することは、長期的に見たコミュニケーションにかかる労力を大きく減らすことにつながります。
しっかりとできる仕組みを作り上げることで、上司と部下の間の信頼関係の向上や職場の雰囲気をよくすることができるため、きっとあなたの役に立ちます。
こまめな報告や相談のタイミングなどをルール化したり、口頭での伝達やチャット・メールなどのツールでの伝達を決めることで、報連相への負担は確実に軽くすることができます。
HSPの私たちは職場での人からの評価を特に気にしがちで、報連相が苦手だという人も少なくありません。
これは人間関係はもちろん、仕組みの問題でそうなっていることがあります。
ここでは仕組みを改善することに注目してみましょう。
- 報告する内容の定型文を作り、チャットで報告する
- 異常報告は当日、全体スケジュールの報告は週始めなどのガイドラインを作成する
- タスク管理ツールを活用して、言わなくても見える状態を作る
仕組みを作ることは大切な反面、できるだけシンプルにする必要があります。
よくありがちなのは、報連相自体が目的になってしまうこと。報連相はあくまで業務をスムーズに行うための手段です。
この目的と手段が入れ替わらないように、報連相をする仕組み自体には負荷がかからないようにすることが重要です。
私の職場では管理ツールを使って、上司が部下の作業状況を確認できるような状態を作っていました。
引用：asana
部下は自身の作業状況や課題を管理ツールに書き込むだけで、上司も同じ内容を確認できるようになるのです。
急ぎ確認してもらいたいときは、別途チャットで管理ツールを見てもらうように依頼をしていました。
これはHSPの私たちにとってはとても相性の良い仕組みです。
まじめに仕事に取り組む私たちにとって、進捗状況を適宜記入するのは特に苦にはなりません。
それを行うだけで、あの緊張して怖い思いをする報連相から離れることができるのです。
報連相ができない原因は？
報連相が「できない」「怖い」と感じてしまうのは2つの原因が考えられます。
個人的な心理要因
あなたが報連相が苦手な理由を考えてみてください。
報連相をしたときの上司の反応を見て、「間違ったことを言ったかな」「失敗したかも」と自分で自分を責めてしまった経験があるからではないですか？
私たちHSPは完璧主義のため「結論がでないと連絡してはいけない」という思い込みをしがちです。
他にも他人に嫌われる・悪く見られることを恐れて「相手の時間を奪う」ようなことをしてはいけないという過剰な配慮をしてしまいます。
私は過去にこんな失敗をしてしまいました。
「未確定な情報のままで報告してはいけない」と抱え込み、悩んでいる内に納期に遅れてしまった
当時若手だったころの私に上司からかけられた言葉はこちら。
私からしたら曖昧なことを報告することで自身の評価が下がるのではないかという不安と怖さから動くことができませんでした。
それ以上に納期が遅れてしまったことに対する責任感からの後悔が強く残り、この出来事以降は報連相を積極的に行うようにしました。
その時に意識したことがこちら。
どのような状態になったら報連相をするのかルール化する
例：
- 納期に関わるスケジュール変化があったら連絡する
- 過去の例がないことに直面したら相談する など
そんな中身がうすそうな報連相は逆に迷惑なのでは？と思いますよね。私も途中まではそう思っていました。
これは報連相の回数と形式で解決できます。
例：
- 相手に負担をかけないタイミングを見つける
- 内容を事前にまとめてメール・チャットする など
プロジェクト全体で見た時に、どうなったら迷惑をかけてしまうのかを考えたら、おのずと報連相が重要なことがりかいできるはずです。
組織や上司に関わる要因
あなたの上司は優しい人でよかったね。ここまで読んでそう思った人もいるかもしれません。
そうです。これは上司がどのような人であるかも大きく影響することです。
私もこれまで全て優しい優秀な上司と仕事をしてきたわけではありません。
組織によっては、現場や仕事内容のことを何も知らない人がいきなり上司になることもあるでしょう。これは組織の課題です。
逆に仕事内容には精通しているものの、人柄の問題で報連相がしづらい人もいるでしょう。これは上司個人の課題です。
上司個人に課題がある場合は特にやっかいです。場合によっては、「早い報告」を評価せずに「完璧さ」だけを評価する人もいるでしょう。
これでは本来の報連相の目的も達成させられないし、上司と部下との信頼関係もうまく構築できないでしょう。
他人の課題をあなた自身が解決することは不可能です。こういった場合はツールを活用した環境を整えることがおすすめ。
職場によってフローが違ったり、適するフォーマットも違います。まずは自身で試してみて適合するかを判断しましょう。
そんな上司がやり方の変更を許してくれるの？と疑問を持ちますよね。この時は説明の仕方が重要です。
何のために行うのか、誰にどのようなメリットがあるのかをしっかりと提示しましょう。
完璧さを求める人は、過程が気になる人も多くいます。ツールを使った現状の報告は、上司にとってもメリットがあることであります。
私たちにとっては苦手な報連相の機会を減らせる有効な方法です。まずは1〜2週間の間試させてもらって、環境変化の有効性を示しましょう。
とはいっても、私はこの提案に色々と苦労してきました。
会社によってはそもそもツールの使用を制限されることがあるでしょう。私の会社もセキュリティ上の観点から会社が指定したツールのみ使用が許されていました。
また、これをやる際はせめて同部署全員に共有化してみんな使えるようにするのも最低条件です。
上司と自分だけなんて、上司の仕事をひとつ増やすのと一緒です。部署全体が使用でき、組織として効率化をできるように考えることはとても重要なポイントです。
今日から使える「怖さ軽減」の実践ステップ
自己肯定感を整えるワーク
怖いと感じることは珍しいことではありません。同時にゼロにすることも難しいものです。
ポイントは感じている怖さを「扱える怖さ」に調整すること。
このためには「怖い」という勘定に引っ張られた「思い込み」を止め、変換するワークに取り組むのがおすすめです。
60秒でできるミニワーク
- 思い込みを一文で書く
例）キャンペーンの数字が伸びてないから怒られるかも
- 事実だけに削る
例）◯月の広告キャンペーンの実績が想定より〇〇だけ悪い
- 影響を一文で書く
例）このままでは週の目標に◯件足りない見込み
- 今取っている/取れる方法を一文で書く
例）◯◯の施策を実施中で、◯日に結果が出る予定
- 支援してほしい内容を一文で書く
例）クリエイティブ案の相談を◯日に30分ほど打ち合わせしたいです
ポイントは具体的な数字を入れて内容を把握することです。また、誰に何をいつしてほしいかも具体的に書きましょう。
こうすることで、最初は「怒られるかも」というような思い込みが、価値のある報告に変化するのです。
報連相ルールの作り方
いつ・何を・どこまで報告するかを決めてしまいましょう。
| 項目 | 内容 | 送る先 | 期限 |
| 結論 | 何が起きたか | 上司 | 即時 |
| 影響 | どこに影響があるか | チーム | 即時 |
| 代替案 | 3つ | 上司 | 24時間以内 |
| 依頼 | 欲しい支援 | 上司 | 即時 |
決めただけではまだ足りません。これをスムーズにできるような環境を整えるのが大切です。
毎回手帳などを開いて内容確認をしなくてもいいように、PCのメモやチャットの備考欄などにこのフォーマットを記載しておくのがおすすめです。
上司との信頼関係の構築
これは相手ありきの内容なので、少し時間のかかる方法です。ですが、うまくできた場合には一番効果が高い方法でもあります。
報連相に怖さを感じてしまうのは、上司に課題があることもありますね。この受け手側が変わると、送り手側の怖さは不思議と消え去ります。
最初は少し緊張するかもしれませんが、1on1のミーティングを依頼してみましょう。
あなたがどんなところに悩み、つまづき、どんな考えを持っているかを上司に理解してもらうことで少しずつ信頼関係が構築されます。
最低でも月に1回行うようにお願いしてみましょう。
FAQ
Q. 途中報告すると、逆に細かく問い詰められそうで怖いです。
A. 事前に「途中報告は詰めない」というルールをチームで合意しておきましょう。文面でも「心理的安全性を守る」ことを明記すると安心できます。
Q. 上司が忙しすぎて、報告を読んでくれません。
A. 「要点3行＋詳細リンク」の形で送るのがおすすめです。パッと目に入る短文と、必要なときにだけ読める詳細を分けると負担が減ります。
Q. ちょっとしたことを毎回報告すると、迷惑じゃないですか？
A. ガイドラインに「小さなことでも歓迎」と書き込んでおくと、安心して伝えられます。むしろ早めに共有した方が、全体の手戻りを防げます。
Q. 報告しても、上司がまったく反応してくれません。
A. 「反応はスタンプやチェックマークだけでOK」と決めておくと楽になります。社内SNSやチャットでリアクション運用をルール化しましょう。
Q. 報告を書くのに時間がかかってしまいます。
A. 60秒あれば十分です。フォーマットに沿って箇条書きするだけでOK。完璧を目指さず「とりあえず送る」ことを優先しましょう。
まとめ
報連相が「できない」「怖い」と悩んでいる人は、怖さを言語化してルールを作って行動するようにしましょう。
怖さを感じるのはおかしなことではありません。
大切なのは、その「怖さ」をゼロにしようとするのではなく、扱える怖さに変えていくことです。
- 怖さの正体を言語化する：思い込みを事実に置き換えることで、感情に支配されずに報告できる
- 仕組みでサポートする：ガイドラインやフォーマット、チャットツールを使って“押しやすい導線”を作る
報連相は「監視の道具」ではなく、「助け合いの仕組み」です。
怖さを少しずつ和らげながら行動を積み重ねれば、あなたの職場でも信頼関係と心理的安全性は確実に高まるでしょう。
