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これで無料!?おすすめのタスク管理アプリ【Trello】

やることが多すぎてあたまパンパンです。

みなさんこんにちは!あぶり(@aburi_514)です!

「仕事が多すぎて忙しい!」なんて思っていても仕事量は減らないですよね。

きっと皆さんもやる事の中で優先順位をつけながら仕事をされていると思います。

でもその仕事の管理方法に不安や不満があったりしないでしょうか?

世の中には便利なツールが沢山あるのでぜひ有効活用したいですよね!

今回はタスク管理ツールの【Trello(トレロ)】についてご紹介したいと思います。

この記事はこんな人に向けて書いています。
・やるべき事が多くて困っている人
・優先順位をつけて効率よく作業を行いたい人
・タスク管理ツールを使ってみたいけどよくわからない人

Trello(トレロ)とは


Trello(トレロ)はタスク管理をするためのツールです。

みなさんも自分のやらなければいけないことをふせんに書いて目につく場所に貼った経験はあるのではないでしょうか?

そんないくつものふせんをブラウザ上でまとめて管理していると思えば簡単にイメージしてもらえるかもしれません。

「Board(ボード)」という場所に「List(リスト)」、「Card(カード)」を作成し、その業務・やるべきことが今いったいどんな行程にあるのかを視覚的に判断することができます。

↓こんな感じです。

会社で複数人でプロジェクトを行う際に、各担当者の進捗状況を把握する事ができて便利ですが、個人として使うにも非常に便利なツールです。

私は会社ではPCのブラウザで、自宅では別アカウントをアプリで使用して自分これから行いたい事を整理しています。

紙ベースもいいけど、いろんな端末で共有できるのはおおきなメリットだね

タスク管理って何に役立つの?

タスク管理をしないと?

そもそもタスク管理をするって何に効果があるの?

みなさんやりたい事や、すべき事を頭の中で整理しているつもりで忘れてしまった経験はありませんか?

私はあります笑

いくつものタスクが存在している時に緊急のタスクなどが入ってしまうと、元々のタスクでポカミスをしていたなんて事もありました。

人によって違うとは思いますが、正確に把握してこなせる量は一定です。

タスク管理をしていないと、別の作業が舞い込んで来た時に現在のタスクの進捗がどこまでだったかも後から思い出さなければいけなくなります。

タスク管理ができるとどう変わる?

じゃあタスク管理ができるようになるとどう変わるの?

・優先度を把握することができる
会社であればやらなければいけない業務、個人であればやりたいこと、沢山存在していると思います。

もちろん納期さえ守る事ができればこなす順番にそれほどこだわる必要はありません。

でも一度タスクが全て目に見えるようになることで、どの作業からこなしていけば効率的になるのかを考える手助けになるのです。

「頭が冴えている午前中に重めのタスクをこなして、眠くなる午後には作業系のタスクを行おう」こういう考えは全体のタスクが把握できているからこそできることですよね。

・納期管理のサポート
それぞれのタスクで納期って違いますよね。

しかも仕事の依頼の時期だってバラバラ。そんな中で何も考えずにこなしていこうと思うとどこかでミスが出てもおかしくありません。

ですがTrello(トレロ)には期限を設定する箇所があり、画面を開いた際に納期の確認も同時にできるので仕事の組み立てをしやすくなります。

・タスクをどこまでやったかを確認できる
例えばふせんを使ってタスク管理をするとしたら、タスクの中の細々としたタスクまではふせんに書きませんよね。

でもTrello(トレロ)だと、1つのカード(タスク)の中にリストというものを追記できて大元となるタスクのなかの細かいタスクまで記録できるので、時間をあけて再開する場合でも進捗が確認しやすいのです。

例)提案資料の制作というタスクの場合
ふせんだと、「提案資料作成」ぐらいしか書きませんよね。

Trello(トレロ)だと、カードに「提案資料作成」、その中のリストに「資料集め」「グラフ作成」「校正」など細かく行程を記録する事ができます。

・意識が変わる
これまで書いたように確実にプラスになることばかりです。

タスクを洗い出して記録をすることが仕事になって時間かかってちゃ意味ないのでは?と思われる方もいるかもしれません。

ですが、何かをこなす度に「次はなにやるんだっけ?」とか思ってる時間を考えたら圧倒的に効率的に作業を進められるようになります。

仕事でもよく段取りが8割とかいう言葉も聞いたことありますよね。

Trello(トレロ)その段取りをするためのサポートになるのです。

Trello(トレロ)の使い方


それでは簡単に使い方の説明をしていきます。

とってもシンプルなので全然難しくないよ

注意)説明に使用している画面はiPad上のものです。PC、スマホだと少し見え方が違いますが、やることは変わりません。

ボード作成


まず右上の「+」ボタンを押しましょう。

そうすると新しく作成する内容を設定するウィンドウが現れるので「ボード」を選択します。

その後「ボード名」を設定します。ここをプライベート用、仕事用などに分けたり、作業カテゴリーに分けて作るのもいいかもしれないですね。

左にうっすらと見えると思いますが、とりあえず私はブログに関することをまとめて管理しようと思っているので「ブログ管理」と設定しています。

将来は動画編集も本格的にやりたいと思っているのでここに「動画管理」ってボードが増える予定です。

カード作成


大枠のボードの作成ができたら次はカードの作成です。

下の方に「カードを追加」という所を押してカード名を設定して下さい。

そうすると画像のようにずらーっとカードを沢山作ることができます。

次はそれぞれのカードの細かい設定だよ。

期限の設定


期限という項目では完了したい日時を設定するとカードにその日付が表示されるようになります。

ボードを開く度に視覚的に目標日時が確認できるようになるので、意識的に作業ができるようになります。

ラベルの設定


ラベルを設定するとカードに色を着けてパッと見でどういう内容のものかを把握できるようになります。

例えば「水色」をブログ関係、「黄色」を動画関係などの作業カテゴリーで分けたり、ブログ中でも「ガジェット系」「マネー系」など色々とカスタマイズできます。

今どういう内容の作業をいくつくらい抱えているかがわかりやすくなりますね。

チェックリスト


ここがけっこう便利なところだと思っています。

簡単に説明すると、カード設定する程の事でない小さなタスクを設定するという感じです。

例えば今読んでくださっているこの記事を作るにあたって私だと上の画像のような事をしています。

より細分化して設定してもいいですが、このチェックリストを作る事が目的になってはいけないと思います。

要点を整理して最低限必要な項目を入れる事をおすすめします。

タスクが終わったら


全てのチェックリストが完了してタスクが完了したら完了のリストに移動します。

過去にやったものも残っていき実績・成果が積み重なっていくのも嬉しいですね。

継続のためのモチベーションにもつながります。

Trello

Trello

Trello, Inc.無料posted withアプリーチ

あとがき

今回ご紹介した使い方はあくまで一例です。

追加でインストールするとガントチャートが表示できるようになったりします。

もし長期的なプロジェクトなどを管理する場合などは役立ちます。

あくまでやるべき事をこなすための手段のひとつです。

タスク管理することが目的にならないように気を付けましょう。

世の中には便利なアプリが沢山あるね。無料のものは積極的に使用して生活を豊かにしていこう